Att bygga IT-system är förenat med en stor kostnad och tidsåtgång. Att vara beställare är sällan lätt och ofta växer omfattningen och priset. Genom effektstyrning sitter du som beställare med trumf på hand, du vet för vem du bygger systemet och vad dina användare behöver.
Under våren 2016 pryddes löpsedlarna med både Försäkringskassan och Arbetsförmedlingens misslyckade IT-investeringar. Tyvärr är detta inget ovanligt. Varje år kan vi läsa om myndigheter som inte lyckas med att nå målet. Men problemet är inte isolerat till myndigheter utan finns i alla typer av organisationer. Och mörkertalet som misslyckas med att nå uppsatta mål är betydligt fler än de vi läser om i tidningarna.
Hur lyckas man med IT-projekt?
Genom att tidigt förstå varför man bygger ett system, vem som ska skapa nyttan och vad man ska bygga så har man direkt skapat bra förutsättningar för att lyckas uppnå förväntad effekt. Med hjälp av mätetal och mål säkerställer man att effekt uppnås. På så sätt kan man tidigt i projektet prioritera att bygga det mest prioriterade först och möjliggöra att man tidigt får effekt i ett system.
I teorin låter det väldigt självklart men hemligheten för att lyckas är att gå utanför den egna organisationen, att våga ta ett utifrån och in perspektiv. Träffa, lyssna och förstå användarna, för effekt kan endast skapas i användning. Det är det här som kallas impact mapping eller Effektkartläggning. En metod framtagen av inUse, som Regent för egen del rekommenderar alla IT organisationer att använda.
Vilken effekt ska systemet skapa?
I en effektkartläggning så börjar man med att ge svar på Varför. Varför gör vi den här IT-investeringen? Vad ska vara annorlunda när systemet används?
Det är nödvändigt att även definiera målen. Vilka är målen vi ska uppnå och när anser vi att vi skapat effekt? Det här är organisationens affärsmål med systemet som definieras.
Målen behöver vara avgränsade så att de endast handlar om systemet som ska byggas och inte blandas med andra yttre faktorer. Om man tar fram för många mål och mätetal kan själva mätningen blir för omfattande så det slutar i att inget följs upp. Begränsa till ett fåtal mål initialt och se till att dessa verkligen följs upp regelbundet. För att förstå var man vill förflytta sig så behövs man veta var man står idag. Det är därför viktigt att kartlägga nuläget och skriva ner nyläget. När det är dags att göra den första mätningen så måste man veta hur och vad man ska mäta. Därför ska mätetalen redan från början innehålla en beskrivning på hur man ska mäta.
Vem skapar effekten?
Det finns ingen genväg i det här steget, utan man måste våga sig utanför organisationen träffa användarna. Beställaren vet ofta vilka de vill attrahera med sin produkt och det är ett bra utgångsläge men det är viktigt att inte fastna i redan givna grupperingar. Exempelvis så kan beställaren kan vara tydlig med att den här produkten ska användas av externa samt interna personer.
När du fått den informationen är det dags att åka ut och träffa användare! Att träffa, lyssna och observera användare är en insiktsfull och rolig upplevelse. För att få ordentligt med kött på benen behöver man träffa tillräckligt med användare för att nå ”mättnad” och genom det ser man mönster som är deras behov. När man träffat användarna så ser man snart att grupperingarna formas utifrån andra saker än att de är en ”extern person”. Grupperingarna ska istället handla om riktiga behov exempelvis ”personer som är på resande fot”, ”datorovana personer som måste redovisa” eller vad man nu hittar. Det är deras gemensamma behov som är det som håller ihop dem och det kan vara bra att försöka gruppera de till ett hanterbart antal grupper.
Vad ska vi bygga?
Nu börjar effektkartan ta form och i samband med att vi har träffat våra användare så ser vi snart vad vi behöver bygga för att möta deras behov. Allt eftersom våra insikter växer så bygger vi på effektkartan. Tillsammans med beställaren prioriteras användare och funktionerna har även de prioriterats utifrån Kano-modellen med bas-behov, uttalade behov och attraktiv funktionalitet. Vi kan på det här sättet tydligt se vad vi behöver bygga i version 1.1, vi har en modell för hur vi mäter och vad vi ska uppnå. Vi kan sedan addera extra funktionalitet med korta release-cykler för att addera extra värde till användarna.
Att göra en effektkarta tar tid initialt men som man tjänar både pengar och tid på genom hela projektet. Ingen behöver famla i mörkret utan vet vad vi bygger, för vem och hur. Vi lägger på det här sättet aldrig tid på att utveckla funktioner som inte kommer användas.
Effektkartan är ett redskap som är levande genom hela utvecklingsprocessen och framförallt i produktion. Klistra upp den på väggen och revidera den genom arbetets gång.
På Regent hjälper vi till att ta fram effektkartan och se till effektstyra ditt projekt. Är du intresserad av hur effektstyrning går till? Hör av dig till oss så berättar vi mer om hur vi kan effektstyra ditt projekt.
Källor:
http://www.dn.se/ekonomi/forsakringskassan-satsade-81-miljoner-pa-it-flopp/
http://www.svt.se/nyheter/inrikes/af-la-100-miljoner-pa-ny-sajt-som-inte-blev-av
