Konsten att lära ut agilt arbetssätt på ett agilt sätt!

Det blir allt vanligare för företag att implementera ett agilt arbetssätt inom sin organisation. I de flesta fallen startar initiativet på en utvecklingsavdelning där Scrum-team blommar upp och där teammedlemmarna tillsammans hittar ett smidigt sätt att arbeta fram en produkt. Allt för ofta tar man sig dock inte tiden att förklara fördelarna med det agila arbetssättet för den övriga organisationen vilket leder till att många beställare och andra intressenter väljer att acceptera metodiken utan att egentligen förstå den verkliga nyttan med den.

Många ser fördelarna med att få med hela organisationen på den agila resan men har svårt att få den att förstå möjligheterna och utmaningarna med att planera, estimera, reflektera och iterera. För en tid sedan genomförde vi en intern workshop inom företaget som syftade till att lära ut agila arbetsmetoder genom agil tillämpning. Denna workshop kan med fördel hållas på andra avdelningar som vill lära sig det agila arbetssättet på ett enklare och lekfullare sätt utan att behöva plugga in en massa teorier och terminologier.

Planera

Workshopen bygger på att deltagarna tillsammans tar fram och genomför ett antal diskussionspunkter om ett specifikt ämne. Här är valet av ämne helt fritt och kan med fördel vara något som är högst aktuellt inom avdelningen, t.ex. hur en organisation ska förändras, hur en budget ska sättas eller hur en konferensresa ska planeras. Alla deltagare ombeds att skriva ner diskussionspunkter, en per lapp, för att sedan presentera dem för hela gruppen.

När samtliga deltagare fått några minuter på sig att skriva ner sina punkter får alla gå upp en och en och sälja in dem hos sina kollegor. Meningen är nämligen att man sedan ska rösta fram de diskussionspunkter som flest vill prata om. Detta görs förslagsvis genom att alla deltagare får ett visst antal röster vardera att sätta fritt bland alternativen.

När samtliga deltagare fått chansen att rösta kan det vara läge att ta en kort paus medan kurshållaren plockar ner lapparna och sorterar dem efter flest antal röster först. Efter pausen blir det sedan dags för deltagarna att tidsuppskatta diskussionspunkterna.

Estimera

Som agil ledare ute hos kunden är den största utmaningen jag stött på att få beställare att förstå utmaningarna med att sätta Story Points på utvecklingsfunktioner. Ofta tar man estimeringarna som sanningar och låser sig fast vid att de inte överensstämmer med verkligheten. Följande övning kan få många att förstå hur estimeringar ska användas på rätt sätt:

Vi valde att dela upp workshopen i två tillfällen med tre timmar vardera. Nästa punkt på agendan var att ge deltagarna en möjlighet att planera det första passet. Givet sluttiden vill vi veta hur många av diskussionspunkterna vi kommer att hinna med. Detta gör vi genom att tidsestimera dem.

Kurshållaren presenterar en lapp i taget och börjar med den som fått flest röster. Deltagarna ges möjlighet att uppskatta hur många minuter som krävs för att diskutera ämnet. Till sin hjälp har de en Planning Poker-kortlek med kort för 1, 2, 3, 5, 8, 13 respektive 20 minuter. Det finns även spelkort för 40 och 100 enheter men dessa valde vi att plocka bort. Kurshållaren förklarar för deltagarna hur Planning Poker fungerar och skriver upp den överenskomna estimeringen på varje diskussionslapp.

När tillräckligt många lappar fyllts upp för att täcka resten av passet får deltagarna möjlighet att sortera om lapparna om de så önskar. Kurshållaren ritar även upp en Burndown-graf som visar passets längd i antalet minuter i förhållande till antalet röster varje lapp fått.

Nu är det äntligen dags att börja diskutera! Den översta lappen plockas fram och diskussionen är igång. När varje diskussionspunkt är klar plottar kurshållaren upp en punkt på grafen. Kursdeltagarna har därmed möjlighet att se om man följer planen eller inte och kan anpassa kommande diskussionspunkter efter det.

Reflektera

Kurshållaren säkerställer att det finns tid kvar i slutet av passet för reflektion. Deltagarna ges möjlighet att fundera på hur diskussionerna gått och hur väl planen höll mot tidsuppskattningen. Använd gärna Burndown-grafen som hjälpmedel och låt deltagarna fundera på hur de kan genomföra nästa pass ännu effektivare.

Andra reflektionspunkter kan vara workshopens format, diskussionspunkternas relevans, prioriteringen av punkterna, hur väl de matchade estimeringarna och hur väl de fungerade som helhet. Alla deltagare ombeds att skriva ner sina punkter och sedan presentera dem för varandra.

Iterera

Det första passet är därmed avslutat och deltagarna ges möjlighet att smälta dagens intryck. Nästa pass kommer att se ungefär likadant ut med ett fåtal förändringar: om det fanns diskussionspunkter kvar från förra tillfället som inte hanns med kan mindre tid ges till att ta fram nya punkter. Samtliga obehandlade diskussionspunkter röstas fram på nytt för att få en ny prioritering. En ny Burndown-graf ritas upp och en ny estimering genomförs på samtliga punkter (även om de blivit estimerade tidigare).

Genom att dela upp workshopen i två tillfällen får deltagarna möjlighet att reflektera över det första passet och tillämpa lärdomarna i det andra passet. Vi kunde under vår workshops andra dag påvisa en klar förbättring i förmågan att estimera och genomföra diskussionerna vilket visar på att deltagarna blivit medvetna om tidsramarna och vikten av att använda tiden på ett optimalt sätt. Även dag 2 avslutas med ett reflektionstillfälle.

Slutsatser

Den som arbetat med Scrum eller andra agila metoder ser tydliga paralleller mellan workshopen och det agila arbetssättet. Det första tretimmarspasset kan ses som en sprint där planering (skriva lappar), prioritering (rösta), estimering (tidsuppskatta), implementering (diskutera) och retrospektiv (reflektera) genomförs för att sedan upprepas vid nästa pass -- en ny sprint.

Genom den agila tillämpningen ges förhoppningsvis insikter som (1) vikten av att börja med det viktigaste först, (2) utmaningen med att tidsuppskatta arbetet, (3) värdet av att ta sig tiden att reflektera och (4) styrkan med verktyg som snabbt visar effektivitetsförbättringar i arbetet. Denna mötesmodell är så kraftfull att den faktiskt kan användas i alla former av diskussionsmöten, om än i en nerskalad version beroende på möteslängden.

Är detta något som du tror skulle kunna vara intressant att genomföra i din organisation? Tveka inte att höra av dig om du behöver guidning eller hjälp på traven! Vi tror på en ökad förståelse för det agila arbetssättet även på beställarsidan och arbetar aktivt tillsammans med våra kunder för att verksamheten ska komma ännu närmare teknikutvecklingen.